Coordinator* HR Operations

Standort: Frankfurt (Hybrid) | Practice Area: Corporate Services | Abteilung: People & Culture | Anstellungsart: Unbefristet

Gestalte eine positive Employee Experience durch zuverlässige und serviceorientierte HR Operations.

Die Rolle

Als Coordinator* HR Operations in unserem People & Culture Team spielst du eine wichtige Rolle bei der Bereitstellung reibungsloser, präziser und mitarbeiterorientierter HR-Services entlang des gesamten Employee Lifecycles.

Du koordinierst payrollbezogene Aktivitäten, administrierst unsere Benefits, erstellst vertragliche Dokumente wie z.B. Sideletters und unterstützt bei der Erstellung von Arbeitszeugnissen sowie weiteren HR-Dokumenten. Dabei arbeitest du eng mit Kolleginnen und Kollegen aus People & Culture und Finance sowie mit externen Dienstleistern zusammen und stellst sicher, dass unsere HR-Prozesse termingerecht, zuverlässig und gut organisiert ablaufen.

Darüber hinaus nutzt du, wo sinnvoll, freigegebene AI-Tools, Automatisierungen und AI-gestützte Workflows, um Effizienz, Qualität und Konsistenz zu verbessern. Dabei bleiben menschliches Urteilsvermögen, angemessene Prüfprozesse und der verantwortungsvolle Umgang mit Mitarbeiterdaten jederzeit zentral.

Was Du bei uns machst

• Du koordinierst die monatlichen Payroll-Aktivitäten und arbeitest mit relevanten internen Stakeholdern und externen Payroll-Dienstleistern zusammen, um eine korrekte und termingerechte Abwicklung sicherzustellen.
• Du übernimmst die Administration unserer Benefits und unterstützt Mitarbeitende bei Fragen, Änderungen und der dazugehörigen Dokumentation.
• Du erstellst Sideletters, Arbeitszeugnisse, Bescheinigungen und weitere mitarbeiterbezogene Dokumente und stellst deren Qualität und Konsistenz sicher.
• Du pflegst HR-Daten und Dokumentationen entlang des Employee Lifecycles und unterstützt bei der kontinuierlichen Verbesserung unserer HR-Operations-Prozesse.
• Du nutzt geeignete freigegebene AI-Tools und Automatisierungen, um wiederkehrende Tätigkeiten effizienter zu gestalten und Qualität sowie Produktivität zu verbessern.

Was Du mitbringst

• Erfahrung im Bereich HR Operations, HR Administration, People Operations oder in einer vergleichbaren koordinierenden HR-Funktion.
• Praktische Kenntnisse in der Payroll-Koordination, Benefits Administration sowie in der Erstellung von mitarbeiterbezogenen und vertraglichen Dokumenten.
• Eine strukturierte und detailorientierte Arbeitsweise sowie die Fähigkeit, verschiedene HR-Aktivitäten zuverlässig zu koordinieren und dabei Vertraulichkeit und Genauigkeit sicherzustellen.
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Kommunikationsfähigkeiten und eine serviceorientierte Arbeitsweise im Austausch mit Mitarbeitenden, Kolleginnen und Kollegen sowie externen Dienstleistern.
• Neugier auf AI-gestützte Arbeitsweisen und einen sicheren, verantwortungsvollen Umgang mit freigegebenen digitalen und AI-Tools unter Einbeziehung menschlichen Urteilsvermögens und angemessener Prüfung.

Von Vorteil

• Erfahrung im Umgang mit HRIS-, Payroll- oder Dokumentenmanagement-Systemen.
• Kenntnisse deutscher HR-Administrationsprozesse und arbeitsrechtlicher Dokumentation.
• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit externen Payroll-, Benefits- oder HR-Dienstleistern.
• Erfahrung mit Prozessoptimierung oder Automatisierung im HR-Operations-Umfeld.
• Erfahrung mit freigegebenen AI- oder Automatisierungstools zur Verbesserung administrativer Workflows, der Dokumentenqualität oder der operativen Effizienz.